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「A社から電話がありました、机にメモを置いておきます。」「B社からFAXです。」「C社から先ほど送ったメールの件で電話です。」「A社からFAXが届きました。」複数のプロジェクトが同時進行で動く中で、それぞれのクライアントから様々な方法で指示が届くようなことはよくあります。これらのすべての情報を、「時間順に」「クライアント別に」並べて表示したり、１年前の同時期の情報を表示させたりできれば、作業効率も上がり、間違いも少なくなるのではないでしょうか。
「顧客とのやりとり管理システム」はクライアントとの電話・FAX・メールによるやりとりを一元管理できるシステムです。 |
各窓口や各スタッフのメールアドレスに届いた受信メールを、管理システム専用のメールアドレスに自動転送するように設定するだけで、受信メールはすべてデータベースに保存され、メールの一元管理が可能です。
PCやFAXサーバで受信したFAXは、FAX側のメール転送機能で、管理システム専用のメールアドレスに自動転送するように設定してください。受信メールと同様に、受信FAXの一元管理が可能です。
現在、通常のFAX機をご利用の会社様には、PCによるFAX受信ソフトの導入をお薦めしております。メール化したFAXは、外注先のメールへの転送や、営業担当者の携帯に転送することも可能です。
クライアントからの電話はすべて、内容を簡潔にまとめてメールで送信する習慣をお薦めしています。自分宛の内容なら自分のメールアドレス宛に、不在のスタッフ宛の内容ならそのスタッフのメールアドレスへ。電話の内容を送信するだけで、データベースにも保存され、電話の一元管理が可能になります。
 専用メールアドレスに届いたメールのデータベースへの格納機能
データベース内の情報の特定項目での並べ換え機能
データベース内の情報の特定ワードでの検索機能
UNIXまたはLinuxをOSとするサーバ機にて動作
※インターネットへの接続環境が必要になります。
※サーバ機は空き容量を利用してファイルストレージとしてもご利用いただけます。また、オプションにてファイル管理システムのセットアップも可能です。
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環境への取り組み